Dichiarazione sulla protezione dei dati

Nella presente dichiarazione di protezione dei dati descriviamo come J.Emme Consulting Sagl acquisisce e tratta i dati personali. Ai fini della presente dichiarazione di protezione dei dati, si intendono per dati personali tutte le informazioni che si riferiscono a una persona determinata o determinabile.

1. Ente responsabile e contatto

Responsabile dei trattamenti dei dati da noi qui descritti è J.Emme Consulting Sagl, sempre che nel caso concreto non venga indicato altrimenti. Le richieste di informazioni concernenti la protezione dei dati possono esserci inviate per e-mail, allegando una copia del documento di identità per l’identificazione dell’utente ai seguenti indirizzi: sara@jemmeconsulting.ch o jenny@jemmeconsulting.ch.

2. Acquisizione e categorie dei dati personali

I dati personali trattati variano in base all’incarico assegnatoci e al rapporto tra J. Emme Consulting Sagl e il mandante. Di seguito le categorie di dai personali da noi trattati che possono comprendere anche informazioni degne di particolare protezione.

1. dati dei clienti ai quali forniamo o abbiamo fornito prestazioni. Nel dettaglio:
   • informazioni di contatto (es. nome, cognome, indirizzo, numero di telefono, e-mail)
   • informazioni concernenti il cliente (es. data di nascita, nazionalità, stato civile, professione, titolo di studio, designazione della funzione, numero di passaporto / carta d’identità, numero AVS)
   • informazioni finanziarie (es. dati delle relazioni bancarie e della situazione patrimoniale del mandante)
2. dati concernenti il mandato necessari allo svolgimento dell’incarico affidato (es. informazioni fiscali, statuti, verbali, progetti, contratti, dati contabili, aventi diritto economico, rapporti di proprietà, informazioni relative alle assicurazioni sociali)
3. dati personali, che abbiamo ricevuto indirettamente dai nostri clienti nel quadro di una fornitura di prestazioni. In particolare:
   • dati dei collaboratori (p.es. dati anagrafici, funzione svolta per il datore di lavoro, curriculum vitae, titolo di studio, dati sulla situazione famigliare, salario, condizioni contrattuali stipulate con eventuali altri datori di lavoro)
   • informazioni contrattuali stipulate con terzi (es. verso clienti, fornitori, società di leasing, banche, collaboratori e in materia di locazione)
4. dati che si ottengono dal visionare il nostro sito web
   • dati riguardanti le pagine web (p.es. indirizzi IP, informazioni sugli apparecchi (UID), informazioni sul browser e i cookie, data e ora della visita sul nostro sito web).
5. dati ricevuti in occasione di candidature (p.es. curriculum vitae, certificati di lavoro, titoli di studio)
6. dati che siamo obbligati a trattare per motivi legali, amministrativi o ricevuti al fine di tutelare i nostri obblighi di diligenza o altri legittimi interessi quali:
   • evitare conflitti di interesse,
   • garantire il rispetto delle normative in materia di riciclaggio di denaro,
   • garantire la correttezza e protezione dei dati,
   • garantire un’attenta valutazione del rischio (es. informazioni sulla solvibilità, dati del registro di commercio)
   • informazioni relative a procedimenti giudiziari e amministrativi
7. dati personali particolarmente degni di protezione concernenti lo stato di salute, le convinzioni religiose o misure di assistenza sociale, in particolare quando forniamo prestazioni nel campo dell’elaborazione dei salari o della contabilità

Le categorie di dati personali sopra menzionate vengono acquisite direttamente dai nostri mandanti o indirettamente da:

• datore di lavoro
• collaboratori
• persone vicine autorizzate (famiglia, consulenti, rappresentanti legali, ecc.)
• Nella misura in cui è consentito, acquisiamo informazioni anche da fonti di pubblico dominio (p.es. registri delle esecuzioni, registri fondiari, registro di commercio, stampa, internet),
• autorità, tribunali (arbitrali) mediante procura autorizzata dal mandante
• media, internet e sito web

3. Scopi del trattamento dei dati e basi legali

3.1. Fornitura di servizi

Trattiamo principalmente dati personali o societari che, nel quadro dei nostri rapporti di mandato con i nostri clienti e di altri rapporti contrattuali con partner commerciali, riceviamo da questi e da altre persone coinvolte.

Queste informazioni, meglio dettagliate al punto 2, vengono trattate per:

• la stipulazione o esecuzione di un contratto con la persona interessata o in suo favore, comprese le trattative precontrattuali e l’eventuale svolgimento/assistenza nelle pratiche di carattere:
  • fiscale (es. pratiche connesse alle imposte dirette e indirette, allestimento dichiarazioni fiscali, consulenze, rappresentanza mediante procura presso le autorità fiscali, gestione IVA, imposta di bollo, imposta preventiva, analisi di circostanze con rilevanza fiscale)
  • gestione risorse umane (es. pratiche contrattuali con i collaboratori, adempimenti presso le assicurazioni sociali, allestimento dei conteggi salariali, consulenze)
  • amministrative/contabili (es. fatturazione, predisposizione corrispondenza, verifica di contratti in fase di stipulazione, gestione contabile, allestimento conti annuali
• adempimento di un obbligo legale (es. fornire informazioni su richiesta di autorità legalmente autorizzate)
• tutela di legittimi interessi (es. per scopi amministrativi, per migliorare la nostra qualità, garantire la sicurezza, gestire i rischi, esercitare i nostri diritti, difenderci da pretese ingiustificate o verificare la possibilità di conflitti di interesse)

3.2. Trattamento indiretto di dati provenienti dalla fornitura di prestazioni

Durante l’esecuzione dei nostri mandati è possibile che vengano trattati dati personali che non abbiamo acquisito direttamente dalle persone interessate. Di regola tali terzi sono collaboratori, persone di contatto, familiari o persone che per altri motivi hanno un rapporto con i clienti o con le persone interessate. Tali dati personali ci occorrono per onorare i contratti con i nostri clienti. Riceviamo questi dati personali dai nostri clienti o da terzi da loro incaricati. I terzi, dei quali trattiamo informazioni a questo scopo, vengono informati di tale trattamento dai nostri clienti. A tal fine i nostri clienti possono rimandare alla presente dichiarazione di protezione dei dati. I dati riguardanti le persone che hanno un rapporto con i nostri clienti, sono costituiti in particolare dalle informazioni seguenti:

• informazioni di contatto (es. nome, cognome, indirizzo, numero di telefono, e-mail, altre informazioni di contatto)
• informazioni personali (es. dati anagrafici, stato civile, professione, designazione della funzione, numero di passaporto / carta d’identità, numero AVS, curriculum vitae, titolo di studio, dati sulla situazione famigliare, salario, condizioni contrattuali stipulate con eventuali altri datori di lavoro).)
• informazioni finanziarie (es. dati concernenti relazioni bancarie, investimenti o partecipazioni)
• dati inerenti al mandato, secondo il tipo di mandato, p.es. informazioni fiscali, statuti, verbali, dati dei collaboratori (es. salario, assicurazioni sociali), dati contabili
• dati personali particolarmente degni di protezione: questi dati personali possono comprendere anche dati particolarmente degni di protezione, come p.es. dati sullo stato di salute, le convinzioni religiose o le misure dell’assistenza sociale, in particolare quando forniamo prestazioni nel campo dell’elaborazione dei salari o della contabilità.

I dati sopra elencati vengono trattati per i seguenti scopi:

• stipulazione o esecuzione di un contratto con la persona interessata o in suo favore, comprese le trattative precontrattuali e l’eventuale realizzazione (es. quando adempiamo i nostri obblighi contrattuali)
• adempimento di un obbligo legale (es. fornire informazioni su richiesta di autorità legalmente autorizzate)
• tutela di legittimi interessi, in particolare il nostro interesse di fornire ai nostri clienti una prestazione ottimale.

3.3. Utilizzo del nostro sito web

Non è richiesto l’inserimento di alcun dato personale per l’utilizzo del nostro sito web ma vengono raccolte automaticamente delle informazioni base sull’utente che vengono salvate temporaneamente nei logfile del server. L’utilizzo di queste informazioni generiche, non comporta alcuna attribuzione a una persona determinata. L’acquisizione di tali informazioni o dati, è necessaria per motivi tecnici, per poter visualizzare il nostro sito e garantirne la stabilità e la sicurezza. Tali informazioni sono, inoltre, acquisite per migliorare il sito e analizzarne l’utilizzo. Più precisamente si tratta delle informazioni seguenti:

• informazioni di contatto (es. nome, cognome, indirizzo, numero di telefono, e-mail)
• altre informazioni trasmesse dall’utente mediante il formulario predisposto sul sito
• informazioni tecniche, informazioni sul comportamento degli utenti o sulle impostazioni del sito (es. indirizzo IP, UDI, tipo di apparecchio, numero di clic sulla pagina, clic sui link, ecc.) che vengono trasmesse direttamente a noi o ai nostri fornitori di prestazioni.

Trattiamo questi dati personali per gli scopi descritti:

• tutela di legittimi interessi (es. per scopi amministrativi, per migliorare la nostra qualità, analizzare dati o far conoscere i nostri servizi)
• consenso (es. per l’impiego di cookie).

3.4. Comunicazione diretta e visite

I dati personali forniti direttamente dalla persona telefonicamente, per mail o durante una visita, prima dell’eventuale stipulazione di un contratto di mandato vengono conservati temporaneamente al fine di proteggere la nostra infrastruttura e le nostre informazioni. Per organizzare conferenze telefoniche, meeting online, videoconferenze e/o teleseminari, usiamo il servizio «Zoom» oppure «Microsoft Teams». In queste prime prese di contatto, trattiamo le informazioni seguenti:

• informazioni di contatto (pes. nome, cognome, indirizzo, numero di telefono, e-mail)
• informazioni marginali sulla comunicazione (es. indirizzo IP, durata e canale della comunicazione)
• altre informazioni, che l’utente carica, mette a disposizione o crea durante l’uso del servizio di videoconferenza, come pure i metadati impiegati per la manutenzione del servizio approntato, nonché informazioni supplementari sul trattamento dei dati personali da parte di Zoom o Microsoft Teams si possono trovare nelle loro informative sulla protezione dei dati
• informazioni personali (es. professione, funzione, titolo, ditta del datore di lavoro)
• momento e ora della visita.

Trattiamo questi dati personali al fine di:

• adempiere un obbligo contrattuale con la persona interessata o in suo favore, comprese le trattative precontrattuali e l’eventuale realizzazione (fornitura di un servizio)
• tutelare i legittimi interessi (es. sicurezza, tracciabilità, come pure cura e amministrazione delle relazioni con i clienti).

3.5. Candidature

Candidature spontaneo o in occasione di concorsi possono esserci inoltrate per posta o agli indirizzi e-mail indicati nel nostro sito web.

I documenti e tutti i dati personali comunicatici con la candidatura, sono trattati con la massima riservatezza e soltanto allo scopo di evadere la pratica della vostra candidatura.

In occasione di candidature spontanee ci riserviamo di poter chiedere all’interessato l’autorizzazione di tenere agli atti i documenti inoltrati per eventuali assunzioni future. In presenza della vostra opposizione o qualora non chiedessimo espressamente l’autorizzazione, al termine della procedura di candidatura, il vostro incarto verrà rinviato oppure cancellato/distrutto, se non sussiste un obbligo legale di conservarlo. Le basi legali per il trattamento dei vostri dati sono costituite dal vostro consenso, dall’esecuzione del contratto con voi e dai nostri legittimi interessi. In particolare, trattiamo le informazioni seguenti:

• informazioni di contatto (es. nome, cognome, indirizzo, numero di telefono, e-mail)
• informazioni personali (es. professione, funzione, titolo, precedenti datori di lavoro)
• documenti di candidatura (es. lettera di motivazione, attestati, diplomi, curriculum vitae)
• informazioni di valutazione (es. valutazione del consulente del personale, referenze)

Trattiamo questi dati personali per gli scopi descritti, fondandoci sulle seguenti basi legali:

• tutela di legittimi interessi (es. assunzione di nuovi collaboratori)
• consenso.

3.6. Fornitori di merci e servizi, altri partner contrattuali

In occasione della stipulazione di un contratto di fornitura di merce o servizi trattiamo e conserviamo i dati personali concernenti il fornitore o i suoi collaboratori al fine di comunicare le nostre necessità e richiedere l’esecuzione di prestazioni. Questi dati possono essere trattati per verificare se possa sussistere un conflitto di interesse in relazione alla nostra attività e per garantire che con la nostra collaborazione non si incorra involontariamente in alcun rischio (es. per quanto riguarda il riciclaggio di denaro o eventuali sanzioni). In particolare, trattiamo le informazioni seguenti:

• informazioni di contatto (es. nome, cognome, indirizzo, numero di telefono, e-mail)
• informazioni personali (es. professione, funzione, titolo, ditta del datore di lavoro)
• informazioni finanziarie (es. dati delle relazioni bancarie per il pagamento).

Trattiamo questi dati personali al fine di:

• stipulare o eseguire un contratto, comprese le trattative precontrattuali
• tutelare i legittimi interessi (es. evitare conflitti di interessi, protezione dell’impresa, esercizio di diritti legali).

4. Tecnologie di tracking

Nel nostro sito non impieghiamo cookie.

5. Analisi del web

Per essere informati sull’utilizzo del nostro sito web, migliorare la nostra offerta internet o richiamare l’attenzione di potenziali clienti con pubblicità anche sui siti di terzi, impieghiamo i seguenti tool di analisi del web e le seguenti tecnologie di retargeting: Google Analytics. Questi tool vengono messi a disposizione da fornitori terzi. Di regola, le informazioni acquisite a questo scopo sull’utilizzo di un sito, vengono trasmesse al server del fornitore terzo mediante cookie o tecnologie analoghe. In funzione del fornitore terzo, può essere che questi server si trovino all’estero. Normalmente la trasmissione dei dati avviene abbreviando gli indirizzi IP, evitando l’identificazione dei singoli terminali. La trasmissione di queste informazioni da parte di fornitori terzi, avviene esclusivamente sulla base di prescrizioni legali o nel quadro di un trattamento di dati su mandato.

5.1. Google Maps

Nel nostro sito impieghiamo Google Maps (API) di Google Inc. (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA; competente per l’Europa è Google Limited Ireland, «Google»). Google Maps è un servizio web per rappresentare carte (geografiche) interattive, al fine di visualizzare informazioni geografiche. Tramite questo servizio, possiamo indicare la posizione dei nostri uffici e facilitarvi l’eventuale itinerario per raggiungerci. Già richiamando le pagine sottostanti, nelle quali è integrata la carta di Google Maps, vengono trasmesse informazioni ai server di Google negli USA, e lì archiviate, informazioni sul vostro uso del nostro sito (es. il vostro indirizzo IP). Questo avviene indipendentemente dal fatto che Google metta a disposizione un account utente, al quale l’utente sia collegato, o meno. Se l’utente è collegato in Google, i suoi dati vengono assegnati direttamente al suo account. Per evitare tale assegnazione è necessario effettuare il logout dall’account. Google archivia i vostri dati come profili utente e li analizza. Per la trasmissione di dati negli USA Google si è impegnata a sottoscrivere e rispettare le clausole contrattuali standard dell’UE.

6. Ritrasmissione e trasmissione di dati

La ritrasmissione dei dati personali a terzi è effettuata soltanto se:

• ciò è necessario per fornire la nostra prestazione,
• se tali terzi ci forniscono un servizio,
• se sussiste un obbligo legale o amministrativo a questo riguardo
• se abbiamo un interesse preponderante alla ritrasmissione dei dati personali
• se abbiamo ricevuto il consenso oppure la richiesta espressa della persona interessata dell’inoltro dei dati

Non sempre i dati personali vengono trasmessi cifrati. Salvo diverso accordo esplicito con il cliente, i dati contabili, i dati dell’amministrazione salari, i conteggi e gli attestati dei salari non vengono trasmessi in modo cifrato. Le seguenti categorie di destinatari possono ricevere dati personali da noi:

• fornitori di servizi (es. fornitori di servizi IT, hosting provider, fornitori, consulenti, avvocati, assicurazioni)
• terzi nel quadro dei nostri obblighi legali o contrattuali, come autorità, istituti statali, tribunali.

Con i fornitori di servizi, che trattano dati personali su nostro mandato, stipuliamo contratti con i quali si impegnano a garantire la protezione dei dati. I nostri fornitori di servizi si trovano prevalentemente in Svizzera. Determinati dati personali possono essere anche inviati negli USA o, in casi eccezionali, anche in altri paesi in tutto il mondo. Se è necessario inviare i dati in altri paesi, che non dispongono di una protezione dei dati di livello sufficiente, ciò avviene sulla base delle clausole contrattuali standard dell’UE o di altri strumenti adatti.

7. Durata della conservazione dei dati personali

Trattiamo e conserviamo i dati personali finché necessario per l’adempimento dei nostri obblighi contrattuali, legali o il conseguimento degli obiettivi perseguiti con il trattamento, ossia per esempio per la durata dell’intera relazione di affari (dalle trattative precontrattuali, all’esecuzione e alla cessazione di un contratto), nonché conformemente agli obblighi legali di archiviazione e documentazione. Inoltre, è possibile che i dati personali siano conservati per tutto il tempo in cui si potrebbero rivendicare pretese nei confronti della nostra azienda (in particolare fino alla scadenza del termine legale di prescrizione), e nella misura in cui, per altri motivi legali, siamo tenuti a farlo o legittimi interessi commerciali lo esigono (es. a scopo di prova e di documentazione). Non appena i vostri dati personali non sono più necessari, in linea di principio e per quanto possibile, vengono cancellati o anonimizzati. Fondamentalmente per i dati di esercizio, (es. protocolli di sistema, log) valgono termini di conservazione di dodici mesi o più brevi.

8. Sicurezza dei dati

Prendiamo provvedimenti di sicurezza tecnici e organizzativi adeguati per proteggere i vostri dati personali da abusi e accessi illeciti, come per esempio la divulgazione di direttive, formazioni, soluzioni per la sicurezza IT e delle reti, controlli e restrizioni di accesso, cifratura di supporti dati e trasmissioni dati, pseudonimizzazione e controlli.

9. Obbligo di comunicazione dei dati personali

Nel quadro della nostra relazione di affari, la persona interessata deve comunicare i dati personali necessari per l’allacciamento e l’esecuzione di tale relazione, nonché

per l’adempimento degli obblighi contrattuali relativi alla stessa (di regola non avete un obbligo legale che prevede di metterci a disposizione dati). Senza tali dati non saremo in grado né di stipulare un contratto con voi (o il servizio o la persona che rappresentate) né di eseguirlo. Anche il nostro sito non può essere utilizzato, se non vengono comunicate determinate informazioni (come p.es. l’indirizzo IP) per garantire la trasmissione dei dati.

10. I vostri diritti

In relazione al nostro trattamento di dati personali, avete i seguenti diritti:

• essere informati in merito ai vostri dati in nostro possesso, lo scopo del trattamento, l’origine e i destinatari a cui vengono eventualmente trasmessi
• rettificare i vostri dati qualora fossero incorretti o incompleti
• limitare il trattamento e la trasmissione a terzi dei vostri dati personali
• esigere la cancellazione dei dati personali trattati o opporsi ad un trattamento dei dati revocandone il consenso al trattamento in qualsiasi momento senza indicarne i motivi
• inoltrare reclamo a un’autorità di controllo competente, se legalmente previsto.

Per far valere tali diritti, siete pregati di rivolgervi all’indirizzo indicato al punto 1.

Verrete informati qualora i dati in nostro possesso debbano essere conservati o trattati al fine di tutelare un interesse preponderante (nella misura in cui possiamo invocarlo) o se ci occorrono per la rivendicazione di diritti.

11. Modifica della dichiarazione di protezione dei dati

Ci riserviamo espressamente di modificare in qualsiasi momento la presente dichiarazione di protezione dei dati. Ultima modifica: 31.10.2024